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Brauchen Unternehmen heute noch eine separate „Skill-Datenbank“?

Projektarbeit und wechselnde Teamzusammensetzungen gehören heute für viele Mitarbeiter von beratungs- bzw. serviceorientierten Unternehmen zum normalen Arbeitsalltag. Eine wesentliche Herausforderung ist dabei das Staffing, d.h. die Einteilung der Mitarbeiter in die Projektteams, so dass die Anforderungen möglichst gut durch die Expertise der Mitarbeiter gedeckt werden. Zudem müssen häufig kurzfristig Experten hinzugezogen werden oder unerwartete Lücken gefüllt werden. Die Staffing-Verantwortlichen müssen dazu nicht nur die Auslastung im Blick haben, sondern benötigen vor allem eine aktuelle und umfassende Übersicht über die Fähigkeiten und Erfahrungen jedes einzelnen Kollegen.

Um diese Übersicht sicherzustellen, so erfuhr ich kürzlich in einem Gespräch, plant ein Unternehmen den Aufbau einer sogenannten „Skill-Datenbank“: Ein eigenständiges System, in das jeder Mitarbeiter nach einem vorgegebenen Raster seine Kenntnisse, Ausbildungen, Zertifizierungen, Projekterfahrungen sowie ggf. spezielle Interessen eintragen muss. Aus Datenschutzgründen, so hieß es, kann bis auf die Staffing-Verantwortlichen jeder nur seine eigenen Daten sehen.

Nun, natürlich mag eine so konzipierte Skill-Datenbank ihren Zweck erfüllen und ist bestimmt besser, als wenn die Skills der Mitarbeiter immer erst bei Bedarf abgefragt werden oder in irgendwelchen manuell gepflegten Excels gehalten werden.

In Zeiten zunehmender Vernetzung und Streben nach Zusammenarbeit sehe den Ansatz einer isolierten Skill-Datenbank allerdings eher als suboptimal. Zum einen bezweifele ich stark, dass die Mitarbeiter von selbst ihre Daten dort aktuell halten, schließlich bedeutet das System zusätzlichen Aufwand neben der eigentlichen Arbeit. Also bedarf es hierzu designierte Verantwortliche, die sich darum kümmern und die Kollegen fortwährend „erinnern“. Zum anderen ist die Aussagekraft der gemachten Angaben vermutlich beschränkt, insbesondere wenn hier keine explizite Einstufung gefordert wird. Was bedeutet es z.B. wenn bei Technologiekenntnissen „Java“ steht und nirgendwo hervorgeht, ob ich das mal im Studium gemacht habe oder schon mehrere Jahre aktiv damit entwickelt habe?

Viel zielführender ist es meines Erachtens, für jeden Mitarbeiter ein zentrales Profil im Intranet einzuführen. Ein Profil, in dem die Stammdaten (Name, Erreichbarkeit, Personalnummer, Position etc.) von der Personalabteilung gepflegt werden und die übrigen „Über mich“ Informationen jeder selbst eintragen kann, wie z.B. Ausbildung, (technische) Kenntnisse, Interessen, vorherige Arbeitgeber etc. Natürlich kann und sollte es hierfür gewisse Vorgaben bzw. Beispiele geben. Zudem laufen bei diesem Profil alle Aktivitäten des Mitarbeiters zusammen, wie z.B. Mitgliedschaft in Communities, Blog-/Forenbeiträge, veröffentlichte Dokumente, Statusmeldungen, Wikibeiträge, externe Internetpräsenzen sowie evtl. Kontakte zu anderen Kollegen in der Firma etc. Im Gegensatz zur Skilldatenbank lassen sich so die Kompetenzen nicht nur an Hand statischer Informationen, sondern vor allem an Hand aktueller und tatsächlicher Aktivitäten einschätzen. Dadurch lässt sich wesentlich leichter ein Gesamtbild gewinnen. Als weiterer Unterschied sind die Informationen nicht nur für den Staffing-Manager zugänglich, sondern für alle Mitarbeiter. Dies vereinfacht für alle (insbesondere neue MA) die Suche nach Ansprechpartnern im Kollegenkreis (Stichwort: Expertensuche) und fördert letztendlich die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander.

Ich glaube, dass die meisten eine weitaus größere Eigeninitiative aufbringen werden, ihr designiertes (und einziges) Profil im Intranet zu pflegen, wenn dies ihre Visitenkarte in der Firma, d.h. ein Teil des persönlichen Identitätsmanagements, darstellt. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Profile in der täglichen Informations- und Zusammenarbeit eine wesentliche Rolle spielen und so z.B. neben der Verknüpfung zu Blogposts o.ä. auch direkt aus einem Sender-/Empfängerfeld einer E-Mail oder dem Instant Messaging System erreichbar sind. Natürlich sollten auch die Vorgesetzten mit gutem Beispiel voran gehen und entsprechende Wertschätzung für die Profilpflege ausdrücken, was ggf. zu Beginn für einen notwendigen „Motivationsnachschub“ sorgen kann.

Fazit: Der Weg zum nachhaltigen Erfolg liegt meines Erachtens in der Reduzierung der Applikationsvielfalt und vor allem in der Schaffung von mehr unternehmensinterner Transparenz anstatt dem Aufbau eines weiteren Datensilos bzw. -friedhofs. Keine Frage, dies ist (mal wieder) nicht nur eine Frage der Technologie, sondern natürlich auch des allgemeinen Miteinanders, d.h. der Kultur. Aber auch hieran lässt sich arbeiten, insbesondere indem die Vorteile für jeden klar aufgezeigt werden.

Ein weiterer Blogpost zum Thema am Beispiel von IBM Connections findet sich hier. Zudem freue ich mich über Meinungen und vor allem Erfahrungen aus anderen Unternehmen in den Kommentaren.

  1. 8. November 2012 um 21:07

    Gut auf den Punkt gebracht, finde ich. Argumente für eine separate Skill-Datenbank, noch dazu nicht einsehbar für einzelne Mitarbeiter, fallen mir auch kaum ein. Sowas einzurichten wäre das Gegenteil einer Collaboration-Umgebung.

    Beim lesen des Artikels, insbesondere zu den Anforderungen an ein zeitgemäßes Identitäts- und Skillmanagement, dachte ich als Sharepoint-Consultant übrigens die ganze Zeit an die MySite im SP 2010 und noch mehr im SP 2013. Vor dem Hintergrund ist es interessant dass als Beispiel dann IBM Connections genannt wird. … Woraus man schließen kann dass sich beide Produkte – dahingehend – vom Grundgedanken her ähnlich sind. Viele Grüße

  2. 28. November 2012 um 14:37

    Grad im Bereich der R&D in den Unternehmen lässt die interne Transparenz leider sehr zu wünschen übrig. Das verhindert den Wissensaustausch. R&D-ler können leider wesentlich schwerer zum Wissensaustausch über Social Media gebracht werden – als kommunikationsfreudige Menschen 😉

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