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Transparenz schafft Beteiligung

Nicht selten werden in einem Unternehmen die Mitarbeiter vom Management für gewisse interne Initiativen oder Projekte zur Beteiligung bzw. zu Feedback aufgerufen. Ausdrücklich wird betont, wie wichtig es ist, alle Betroffenen einzubinden bzw. deren Ideen und Vorstellungen aufzugreifen. Dazu folgt dann meist ein Verweis auf eine E-Mail Adresse, an die Vorschläge oder Feedback geschickt werden kann oder eine Telefonnummer bzw. ein Hinweis auf die stets “offene Bürotür” eines Verantwortlichen für den direkten Kontakt.

Der ein oder andere Unternehmensangehörige mag sich nun fragen: Beteiligt sich da jemand? Was denken wohl die anderen? Das Problem: Wer weiß das schon? Die oben angebotenen Wege zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass kaum einer etwas davon mitbekommt, wenn ein Kollege seine Meinung oder seine Ideen einbringt – geschweige denn, ob diese von den Verantwortlichen berücksichtigt werden oder aus welchem Grund eben nicht.

Natürlich gibt es alternativ auch noch die klassischen Meetings oder auch Telefonkonferenzen im großen oder kleinen Kreis mit dem obligatorischen Q&A-Teil. Doch bleibt fraglich, ob dies der richtige Rahmen ist, um vor großem Publikum (mit evtl. einem großen Anteil Desinteressierten) und meist unter knapper Zeit kritische bzw. komplexe Probleme zu diskutieren – zumal es einfach nicht jedem gegeben ist, frei im Angesicht einer größeren Gruppe seine (ggf. sogar kritische) Meinung zu äußern. Zudem finden solche Treffen und damit Gelegenheiten nur in gewissen Zeitabständen statt und verlangen ein entsprechendes Zeitfenster im Terminkalender.

In Zeiten von Social Software eröffnen sich nun völlig neue Wege der Beteiligung. Anstatt über die oben angeführten geschlossenen Kanäle findet der Informationsaustausch hier über offene digitale Plattformen statt. Alle Beiträge werden zentral gesammelt und sind für alle Interessierten (und Berechtigten) unmittelbar sichtbar. Mitarbeiter können die Vorschläge ihrer Kollegen direkt aufgreifen und weiterentwickeln bzw. kommentieren/ bewerten. Manchen Kollegen fällt es einfach einfacher, etwas Eigenes zu Bestehendem zu ergänzen anstatt auf einem weißen Blatt Papier zu starten. Auch mag ein Blick auf die Beiträge der anderen eigene Hemmungen abbauen, sich zu beteiligen, da der eigene Input im Vergleich zu den anderen gar nicht so schlecht erscheint. Anstatt Mehrfachnennungen lässt sich beispielsweise über ein Bewertungssystem die Relevanz eines Beitrages ermitteln. Zudem bleiben die Inhalte auch im Nachhinein einfach durchsuchbar und können bei Bedarf einfach miteinander verknüpft werden.

Im Internet setzen bereits zahlreiche Firmen auf diese offene Art des Kundenfeedbacks und bieten eigene Foren an oder nutzen externe Plattformen wie z.B. UserVoice. Für Unternehmen gibt es spezialisierte Anbieter wie z.B. Spigit, aber im Prinzip lässt sich transparente Beteiligung auch einfach über einen unternehmensinternen Blog, Microblog oder ein Forum realisieren.

Allein durch die Bereitstellung eines neuen Werkzeugs / Plattform wird sich allerdings kaum die gewünschte Beteiligung/ Begeisterung einstellen. Unabdingbar sind eine entsprechende “Promotion” und das klare Bekenntnis der Verantwortlichen, dass die Einträge ernst genommen werden. Idealerweise wird dies unterstrichen durch aktive Mitwirkung von Persönlichkeiten aus dem Management. Publikum und insbesondere Aufmerksamkeit der Führung sind ein nicht zu unterschätzender Motivationsfaktor.

Natürlich ist diese neuartige Transparenz nicht für alle Themen bzw. für alle Mitarbeiter die erste Wahl, vor allem nicht von jetzt auf dann. Möglicherweise steht „Transparenz“ in großem Gegensatz zur bisher praktizierten Art der Zusammenarbeit in der Organisation (Stichwort: Unternehmenskultur), so dass hier spezifische begleitende Change Management Maßnahmen (Anreize, Vorbilder, Workshops, Guidelines etc.) aufgesetzt werden sollten, bei denen die Mitarbeiter schrittweise mitgenommen werden. Soziale Plattformen sind alleine kein Allheilsbringer, können allerdings durchaus einen Kulturwandel zu mehr Offenheit unterstützen. In jedem Fall haben traditionelle geschlossene Kanäle nach wie vor ihre Berechtigung und sollten ergänzend angeboten werden. So hat jeder stets selbst die Wahl, wie er/ sie sich einbringt, wobei entsprechende Empfehlungen/ Guidelines hilfreich und für einen Wandel förderlich sein können. Ebenso sind technische Varianten wie das Zulassen von anonymen (oder unter Pseudonym geschriebenen) Beiträgen oder die Zwischenschaltung eines Moderators vor der allgemeinen Sichtbarkeit zu prüfen.

Fazit: In Zeiten digitaler Plattformen zum Informationsaustausch haben sich die Möglichkeiten zur Beteiligung in einem Unternehmen entscheidend erweitert. Die damit einhergehende Transparenz sollte vor allem als Chance zur Förderung der Beteiligung in einem Unternehmen erkannt und den möglichen Risiken durch klare Regelungen bzw. aktives Management begegnet werden. Motto: Mehr Transparenz wagen, um Mitarbeiter mit ihren Ideen einzubinden und damit letztendlich auch den Zusammenhalt/ die Vernetzung in der Organisation zu fördern.

  1. 12. Juni 2012 um 08:16

    Reblogged this on cloudprise!.

  2. 14. Juni 2012 um 15:54

    Wie wahr!

  1. 18. März 2014 um 22:55

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