Startseite > Lebenserfahrung, Vernetze Welt > Aspekte zur Abschaffung von E-Mails im Unternehmen

Aspekte zur Abschaffung von E-Mails im Unternehmen

Ende November 2011 sorgte das IT Unternehmen ATOS mit der Ankündigung für Aufsehen, in spätestens 18 Monaten interne E-Mails komplett zu verbieten. Als wesentlicher Grund wird die zunehmende Ablenkung angeführt. Angeblich erhält jeder Mitarbeiter durchschnittlich 200 E-Mails, von denen nur ca. 10% nützlich sind, deren Bearbeitung aber 5 bis 20 Arbeitsstunden pro Woche verschlingt.

Natürlich geht es ATOS mit dem Verbot nicht darum, seine Mitarbeiter wieder zurück ins vergangene Jahrhundert zu werfen bzw. sie zu zwingen, völlig ohne digitale Kommunikation ihre Arbeit zu verrichten. Vielmehr soll die Kommunikation auf andere, „modernere“ Medien verlagert werden. Genannt werden zum einen Instant Messaging und zum anderen firmeninterne soziale Plattformen für den asynchronen Nachrichtenaustausch. Insbesondere letztere sollen den Mitarbeitern mehr Freiheit in der Auswahl der Informationen geben, die sie für ihre Arbeit auch wirklich benötigen.

Gerüchteweise sind diese alternativen Anwendungen den Mitarbeitern bisher allerdings wenig bekannt bzw. werden wenig genutzt oder befinden sich noch in der Entwicklung. Hier gibt es wohl noch einiges an Aufbau- und Überzeugungsarbeit zu leisten. In jedem Fall scheint es ATOS allerdings mit dieser Ankündigung gelungen zu sein, den eigenen Namen wirkungsvoll und kostengünstig als innovatives IT-Unternehmen ins Gespräch zu bringen, was sich u.a. in zahlreichen Reaktionen zum Thema zeigt.

Auch bei mir im Kollegen- und Bekanntenkreis gab es kürzlich eine rege Diskussion über die Zukunft der E-Mail und mögliche Alternativen im Unternehmensumfeld. Die Fraktion der E-Mail Verfechter führen dabei vor allem zwei Argumente an:

1. Alle meine Nachrichten sind an einem Platz(i.d.R. Outlook), den ich gut kenne, nach meinen Vorstellungen strukturiere und auf den ich auch offline zugreifen kann. Die Vielfalt der sozialen Plattformen führt dagegen eher zur Verwirrung und ich habe keine Lust, täglich mehrere Quellen zu checken bzw. lange zu überlegen, wo und wie ich welche Informationen kommuniziere.

2. Wenn ich eine Nachricht schreibe, erwarte ich auch, dass sie von gewissen Adressaten zur Kenntnis genommen wird. Soziale Plattformen sind hier aufgrund ihres Kommunikationsmodells eher unverbindlich bzw. oberflächlich und eigenen sich daher primär für ebensolche Themen.

Wer sich also aufmacht, die in Unternehmen so beliebte (oder zumindest weit verbreitete) E-Mail teilweise oder gar vollständig zu ersetzen, sollte sich mit diesen Argumenten ernsthaft auseinandersetzen und dabei insbesondere erkennen, dass neben technischen Lösungsansätzen immer auch organisatorische und kulturelle (bzw. Gewohnheits-)Aspekte eine Rolle spielen.

Zum ersten Punkt: Die Integration alternativer Nachrichtenquellen bieten diverse E-Mailclients seit einiger Zeit. Auch Microsoft baut Outlook immer mehr aus, seit Version 2007 können RSS-Feeds angezeigt werden und es gibt Funktionen zur direkten Kommunikation mit Sharepoint-Elementen (z.B. Diskussionsforum). In der Version 2010 kam beispielsweise die Anbindung sozialer Netzwerke einschließlich Activity Streams hinzu. Einen ähnlichen Weg geht IBM mit Connections Mail, womit Mails direkt in soziale Interaktionen integriert werden können. Der Trend geht damit klar zu einem Kommunikationswerkzeug, in dem E-Mails nur ein Teil der Nachrichten einnehmen bzw. als ein möglicher Kanal in einem Collaboration Tool vollständig integriert sind.

Über die Nutzung und Nützlichkeit entscheiden jedoch nicht nur die (zweifelsfrei sehr wichtigen) technischen Integrationsansätze. Die Mitarbeiter müssen lernen, dass E-Mail nicht für alle Arten von Informationen das optimale digitale Kommunikationsmedium darstellt und dass es entsprechende Alternativen gibt (Stichwort Medienwahl). Dies betrifft sowohl die Sender- als auch die Empfängerseite. Häufig bedarf es gewisser Vorbilder bzw. Vorreiter, um die Nutzung überhaupt erst in Gang zu bringen. Zudem bin ich der Meinung, dass in vielen Unternehmen, nützliche Informationen einfach nicht “proaktiv” geteilt werden, weil es keine brauchbare bzw. etablierte Alternative zur E-Mailkommunikation gibt. Last but not least vertraue ich bei E-Mail immer darauf, dass andere wissen, was für mich wichtig ist. (vgl. früherer Blogpost)

Der zweite Punkt beschreibt ein grundsätzliches Problem sozialer Medien, deren Erfolgsrezept nun mal primär auf der Kommunikation über offene Plattformen anstatt geschlossener Kanäle basiert. Der Königsweg liegt meines Erachtens in der vermehrten Nutzung von gemischten Ansätzen, d.h. z.B. die Verwendung von @name in einer Microblogumgebung, um die wichtigsten Empfänger direkt anzusprechen und gleichzeitig die Nachricht für alle Interessierten bereitzustellen. Alternativ könnten bei einer E-Mail nicht nur Personen, sondern auch Plattformen (z.B. Blogs) bzw. Themen in “cc” genommen werden (anstatt geschlossener Mailinglisten). Kollegen können dann nach Interesse diesen Themen folgen. Ein Konzept, dass sich beispielsweise bei Tibbr sehr bewährt hat.

Allerdings sind auch hier technische Lösungen maximal die halbe Miete. In einer Unternehmenskultur, in der die beliebte Ausrede „Davon hat man mir nichts gesagt.” zum Alltag gehört, wird sich das Potential social Software nur schwer entfalten. Gleiches gilt, wenn der Chef immer jeden seiner Mitarbeiter persönlich auf seinen neuen Blogpost hinweisen muss. Social Software schafft mehr Freiheit auf der Empfängerseite, doch Freiheit bedeutet auch immer Verantwortung. Dieses Bewusstsein zu schaffen, ist eine der großen Herausforderungen für den erfolgreichen Einsatz.

Ebenso stößt die mit social Software einhergehende Offenheit von Informationen vermutlich nicht überall sofort auf Begeisterung und führt nicht selten zu dem oben bereits angeführten Schluss, dass sich die Werkzeuge daher grundsätzlich nur für oberflächliche Themen eignen. Hier gilt es zum einen die Notwendigkeit der bisher praktizierten Nicht-Verteilung von Informationen kritisch zu hinterfragen, und dabei auch einzubeziehen, ob diese Praxis nicht auch den bisher verfügbaren Werkzeugen geschuldet ist. (Gut auf den Punkt brachte das kürzlich Sascha Lobo in seiner Spiegel Kolumne). Zum anderen stellt sich die Frage, ob die (vermutete) Oberflächlichkeit der Kommunikation auf/ über Plattformen, im Werkzeug an sich, oder eher in der Nutzung bzw. bei den Nutzern begründet liegt.

Fazit: Persönlich bin ich der Meinung, dass interne E-Mails auf absehbare Zeit nicht vollständig aus dem Unternehmensumfeld verschwinden werden. Allerdings bietet sich durch die Verlagerung von Kommunikation auf Plattformen signifikantes Potential für eine Reduzierung. Selbst der bekannte Vorreiter Luis Suarez lebt nicht 100 % emailfrei. Für asynchrone persönliche (und relevante) Nachrichten ist E-Mail nach wie vor unverzichtbar, ebenso eignet es sich als Werkzeug für Benachrichtigungen aus ausgewählten Quellen (Stichwort BACN). Vielfach wird E-Mail jedoch mangels Alternativen zum Kommunikationswerkzeug für alle Arten von Informationen bzw. gar als persönliches CMS missbraucht. Hierfür gibt es mittlerweile effektivere Ansätze, die den Mitarbeiter effizienter mit den für ihn relevanten Informationen versorgt und zugleich die Teilung von Informationen, d.h. den Wissensfluss sowie letztendlich auch die Vernetzung der Mitarbeiter fördern.

Nachtrag (28.11.12): Kürzlich wurde ich von einem Kollegen noch auf eine weitere im Unternehmensumfeld nicht zu unterschätzende Eigenschaft einer E-Mail hingewiesen: Die Relevanz einer Nachricht ergibt sich nicht nur aus dem Inhalt, sondern nicht selten auch aus dem vom Sender gewählten Kreis der Empfänger, oftmals nach der einfachen Formel: „Je mehr wichtige Leute im Adressfeld, desto wichtiger die E-Mail.“ Durch die Verlagerung der Kommunikation auf mehr oder weniger offene Plattformen wird jede Nachricht nun per default einem größeren potentiellen Leserkreis zugänglich, so dass dieser gezielten Relevanzsteuerung in gewisser Weise der Boden entzogen wird. Persönlich sehe ich das als großen Vorteil, doch sind wir auch hier wieder bei einer Frage der Unternehmenskultur.

  1. 6. August 2012 um 19:14

    Frank Wolf (T-Systems MMS) hat das Thema heute auf dem Besser 2.0 Blog aufgegriffen: „Sieben Gründe warum Social Software die E-Mail nicht ablösen wird“

  1. 26. August 2012 um 21:35

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: