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E-Mail und Meetings lassen keine Zeit für Social Software

Kürzlich habe ich es irgendwo wieder gehört: „Unsere Mitarbeiter sind schon gut ausgelastet mit E-Mail und Meetings. Da bleibt einfach keine Zeit für weitere Werkzeuge wie Social Software.“ Ein Klassiker, der anscheinend immer noch recht verbreitet ist und der sicherlich so manchem Entscheider als willkommene Begründung für eine eher vorsichtige Zurückhaltung dient — und ihm damit zunächst weitere Auseinandersetzung mit der Thematik erspart. In die gleiche Richtung geht übrigens auch: „Wir haben schon genug Tools, um die wir uns kümmern müssen.“ Spontan fiel mir dazu die Geschichte von dem Mann ein, der versucht, einen Baum mit einem Taschenmesser zu fällen und auf den Ratschlag, sich in der Stadt eine Motorsäge zu kaufen, entgegnete: „Dafür habe ich leider gerade keine Zeit, ich muss ja diesen Baum fällen.“

Entscheidend ist doch wohl eher nicht, dass sich die Mitarbeiter gut ausgelastet fühlen oder sich um Tools kümmern müssen, sondern vielmehr, ob sie durch die vorhandenen Werkzeugen und Prozesse bei ihrer täglichen Arbeit bestmöglich unterstützt werden. Genau hier sollte eine kritische Prüfung ansetzen und dabei auch „moderne“ Alternativen, wie z.B. den Einsatz von Social Software, in Betracht ziehen.

Voraussetzung dafür sind natürlich ein gewisses Grundverständnis und eigene Erfahrungen einerseits, als auch andererseits ein Blick nicht nur für die Risiken, sondern vor allem für die Potentiale moderner Kommunikationswerkzeuge. Weit verbreitet scheint zudem die Ansicht, dass es sich trotz (oder wegen) des Erfolgs im Internet beim Einsatz von Social Software im Unternehmen primär um eine „nice to have“ Zusatzbeschäftigung handelt, die keinen direkten Mehrwert für die eigentliche Wertschöpfung stiftet. Auch wenn sich der unmittelbare Beitrag von Informations- und Kommunikationstechnologie nur schwer direkt messen lässt, so zeigen zahlreiche Fallstudien die Integration in die tägliche Arbeit als wesentliche Erfolgsfaktoren (neben der Managementunterstützung). D.h. Ansatzpunkt sind die täglichen Prozesse, Aufgaben und Tätigkeiten, mit denen die Mitarbeiter ihren Arbeitstag verbringen, um ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Die Nutzung eines neuen Werkzeugs kann dabei durchaus auch eine Anpassung der Prozesse erfordern.

Natürlich ist es nicht das Ziel, E-Mail und Meetings komplett zu ersetzen. Es wird nach wie vor notwendig sein, sich von Angesicht zu Angesicht in einem Meeting auszutauschen und Entscheidungen zu treffen. Gleichwohl kann bei manchem Meeting das Verhältnis zwischen Aufwand und Output kritisch in Frage gestellt werden und Alternativen wie z.B. Wikis, Blogs oder Foren in Erwägung gezogen werden. Auch die komplett E-Mail freie Firma wird wohl auf absehbare Zeit genauso eine Illusion bleiben wie das papierlose Büro. Ziel sollte vielmehr sein, das Kommunikationswerkzeug E-Mai wieder zu dem zurückzuführen, zu dem es ursprünglich einmal gedacht war und wo zweifelsohne die Stärken liegen: Persönliche (individuelle) und relevante Nachrichten, d.h. die direkte Kommunikation bzw. der Informationsaustausch zwischen zwei oder wenigen Beteiligten. Leider hat sich E-Mail in zahlreichen Unternehmen als „Universaltool“ entwickelt und die Nachteile offenbaren sich insbesondere mit steigender Anzahl an Beteiligten, der Vernetzung von Inhalten und Personen sowie der Transparenz für wechselnde Teammitarbeiter.

Fazit: Social Software kann eine wichtige situationsbezogene Ergänzung zu bewährten Praktiken wie E-Mails und Meetings bieten. Der Einsatz wird sich langfristig sowohl in einer Reduzierung der Belastung als auch einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Effektivität auswirken. Konkrete Beispiele finden sich in dem sehr lesenwerten Report von Deloitte oder auf der Fallstudienplattform http://www.e20cases.org/.

  1. 15. März 2011 um 15:21

    Bei einem meiner letzten Vorträge hat ein Manager mittleren Alters Social Media wiedereinmal vorgeworfen, dass sie Mitarbeiter nur von der Arbeit ablenkt und noch viel mehr. Denn Mitarbeiter sitzen nun den in Meetings und erstellen – völlig unhöflich – Beiträge in Facebook & Co, anstatt zuzuhören.

    Ich verstehe zwar auch diesen Standpunkt, aber meine Antwort darauf war ebenso diplomatisch:

    „In den Meetings ist meist sehr viel Zeit, um Social Software zu nutzen. Denn oft sitzen dort Mitarbeiter und wissen gar nicht recht wozu. Das Meeting ist für sie allzu oft von geringer Relevanz und der Gesprächsablauf mühsam. Meist geht es in solchen Meetings darum, dass viele Mitarbeiter einem Manager (Meetingleiter) nacheinander berichten, was sie in welchen Projekten tun. Das freut zwar den Entscheider, denn er fühlt sich durch das Meeting bestens informiert, aber selten den effizient arbeitenden wollenden Mitarbeiter.“

    Früher haben die Mitarbeiter eben Meetings genutzt, um Emails zu schreiben. Und heute gehts viel einfacher, mit Social Media😉

  2. Pattner
    16. März 2011 um 09:49

    Inhaltlich stimme ich voll zu. Die spannende Frage ist aber, wie man z.B. in einem Großunternehmen die Mailnutzung wieder zu dem macht was sie sein soll. Ich glaube nicht, das es reicht auf Exploration zu setzen. Vielmehr braucht es Rezepte den Kulturwandel zu vollziehen. Bei mehren Tausend MA (und viele davon über 45 Jahre alt) ist das ein dickes Brett, zumal der Betriebsrat auch noch seinen Beitrag dazu hat.

    • 16. März 2011 um 23:25

      Sicherlich keine einfache Herausforderung. Der Schlüssel zum Erfolg liegt meines Erachtens in mehreren Faktoren: (1) Usability, d.h. ansprechende und intuitive Nutzung, (2) Integration der Nachrichtenströme (z.B. in einer Oberfläche), d.h. E-Mail wird ein „Kanal“ neben anderen (3) Integration in bzw. Ausrichtung an den tatsächlichen Arbeitsprozessen, dabei auch Einbindung der Mitarbeiter, (4) Identifikation und Förderung von „Promotern“, die helfen und mitreissen können, (5) Vorbildrolle der Führungskräfte durch eigene (demonstrative) Nutzung und Wertschätzung gegenüber ihren Mitarbeitern. Natürlich geht es hier nicht nur um Technik (allerdings nicht zu unterschätzen), sondern auch um einen kulturellen Wandel zu mehr Offenheit und Transparenz. Entscheidend ist jedoch nicht nur mögliche Risiken, sondern vor allem auch die Potentiale zu adressieren bzw. zu diskutieren.

  3. 17. März 2011 um 11:20

    Schöner Beitrag und gut auf den Punkt gebracht. Ergänzend möchte ich noch Erfahrungswerte von der Synaxon AG erwähnen, die nicht nur Meetings und Mails stark reduzierten, sondern auch Workflow-Prozesse, die zur Dokumentenüberprüfung dienten. Ich hatte darüber mal gebloggt, um die Effizienz in Zahlen zu unterstreichen: http://www.netmedia.de/blog/2010/07/social-workplace-case-study-effizienzsteigerung-enterprise20/

  4. 14. April 2011 um 20:52

    An english version of this blog post was published on Capping IT Off today: http://www.capgemini.com/technology-blog/2011/04/email-meetings-leave-time-social-software/

  1. 5. Februar 2013 um 08:08

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