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Der Wechsel in ein Bezahlmodell für Social Software ist nicht nur eine Frage des Geldes

Fehlt es in einem Unternehmen an einer geeigneten Enterprise 2.0 Strategie bzw. an der notwendigen Führung, so beginnt die firmeninterne Nutzung von Social Software nicht selten “von unten”. Einzelne engagierte Mitarbeiter stellen in Eigeninitiative einen neuen “Service” im Intranet zur Verfügung und verwenden diesen dann zunächst im engeren Kollegenkreis. Da sich das Budget für solche Projekte meist sehr in Grenzen hält, wird auf frei verfügbare Werkzeuge wie z.B. WordPress, TWiki oder Drupal zurückgegriffen.

Seit einiger Zeit gibt es nun eine weitere Alternative. Zahlreiche Anbieter von kommerziellen Enterprise 2.0-Lösungen bieten ihre Dienste in der Cloud, d.h. als Software as a Service via Internet, an und haben dabei in der Regel auch eine kostenlose Kennenlernvariante im Angebot. Dadurch wird die Einstiegshürde noch weiter gesenkt, weil auch Konfiguration und Administration des Systems entfallen. Manche sprechen hier sogar von einer Demokratisierung, da praktisch jeder Mitarbeiter (ohne spezielle IT-Kenntnisse bzw. Ressourcen) einen solchen „Dienst“ zur Zusammenarbeit bzw. Kommunikation starten und Kollegen dazu einladen kann. Prominentes Beispiel hierzu ist Yammer. Durch die einfache Registrierung mit der Firmenemailadresse können die Mitarbeiter eine gemeinsame Microblogging Plattform kostenfrei nutzen.

Wie zu erwarten, sind die kostenfreien Varianten zeitlich bzw. in der Nutzerzahl beschränkt oder sie bieten einen deutlich reduzierten Funktionsumfang. Zu den klassischen Einschränkungen (wie auch bei Yammer) gehört der Verzicht auf die Rechte an den Daten, d.h. in der freien Version hat das Unternehmen keinerlei Einfluss über die weitere Verwendung der Inhalte, die seine Mitarbeiter über die Plattform austauschen. Eine Konstellation, die im Sinne der meisten Arbeitsverträge den Austausch von firmeninternen Informationen von vornherein ausschließt und zudem Raum für eine große Grauzone schafft. D.h. selbst wenn die Vorgesetzten oder gar die Unternehmensleitung die Nutzung dieses Services “toleriert”, sollten allen Beteiligten die Grenzen/ Risiken klar sein bzw. klar gemacht werden.

Doch natürlich birgt die firmeninterne Nutzung von Social Software nicht nur Risiken, sondern auch zahlreiche Vorteile. Und natürlich besteht seitens des Anbieters des kostenfreien Dienstes das klare Kalkül, dass die Nutzer diese Vorteile über die Zeit erkennen und als zahlende Kundschaft gewonnen werden können. Sollte also die Sache zum Fliegen kommen, d.h. eine kritische Masse im Unternehmen die Plattform liebgewonnen bzw. das Potential erkannt haben, stellt sich früher oder später die Frage nach dem Wechsel in die Bezahlversion und damit nach der Beschaffung des notwendigen Budgets.

Doch ist dieser Wechsel wirklich nur eine Frage des Geldes? Was ändert sich wirklich durch den Übergang? Sobald ein Unternehmen für ein System oder ein Service bezahlt, wird dies ein offizieller Teil der internen Anwendungen. Ein Zurückhaltung (des Managements) bzw. eine Toleranz mit einem klaren Verweis auf die “von außen bedingten” Einschränkungen ist dann nicht mehr möglich. Vielmehr wird bald eine offizielle Erklärung über den Zweck und die Ziele der Anwendung gefordert werden. Auch wird es notwendig werden, offizielle Verantwortlichkeiten zuzuweisen, denn selbst wenn der Service in der Cloud läuft, sollten die Aktivitäten der Mitarbeiter auf der Plattform verfolgt (und ggf. moderiert) werden. Durch den offiziellen Charakter werden die Beiträge ein weitaus höheres Gewicht bekommen und können nicht einfach ignoriert werden, da das System schließlich bezahlt und damit gewollt ist. Darüber hinaus dürfte der nun mögliche firmenöffentliche Austausch von internen Informationen, der zuvor mangels verfügbarer Möglichkeiten sehr eingeschränkt war, nicht überall auf große Begeisterung stoßen bzw. merkliche Veränderungen im Unternehmen (Prozesse/ Kultur) auslösen.

Es scheint mir daher gar nicht so abwegig, dass das kostenfreie Cloud-Modell der firmenorientierten Social Software Nutzung einen Zustand schafft, mit dem einige bestimmt noch gut eine Weile leben können. “Enterprise 2.0? Klar, machen wir. Die Einschränkungen sind halt von außen so vorgegeben. Bevor wir Geld ausgeben, müssen wir das erstmal gründlich analysieren, doch leider gibt es aktuell viele dringende Vorhaben im Unternehmen.”

Wer sich also aufmacht, Budget für den Wechsel in ein Bezahlmodell zur “richtigen” firmeninternen Nutzung zu beschaffen, sollte immer auch bedenken, dass sich dadurch Veränderungen im Unternehmen ergeben, die möglicherweise von einigen Seiten mit gewisser Skepsis betrachtet werden und sich dadurch zusätzliche Widerstände aufbauen können.

P.S.: Dieser Artikel wurde u.a. motiviert durch den Beitrag „Could Yammer be the death of your organisation?“.

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