Discuss & Discover: Konferenz und Messe

Am vergangen Dienstag habe ich die Nachfolgerveranstaltung zur Systems, die discuss&discover besucht. Wie berichtet, hatte die Systems so einiges an Attraktivität verloren, und so startete die discuss & dicover mit einem neuen und umfangreicheren Konzept. Die „Messe“, wenn man es denn so nennen konnte, umfasste eine ganze Halle, in der auch noch auffallend viele Sitzecken zum Ausruhen einluden. Positiv hervorzuheben war hier das m.E. zu klein geratene „Public Forum“ mit teilweise sehr interessantem Programm. Im wahrsten Sinne umrahmt wurde die Messe von einem offiziellen Konferenzprogramm sowie zahlreichen Firmenevents (einschließlich einiger Social Events). Ziel war es wohl, hier die viel gepriesenen Synergieeffekte zu heben. Etwas gewundert hatte mich die Tatsache, dass das Programm nur als PDF auf der Webseite zur Verfügung stand, so dass man sich fragen konnte, ob hier vornehmlich die „Emailausdrucker“ die Zielgruppe waren (Ein Tweet meinerseits dazu wurde prompt mit der Ankündigung auf Verbesserung im nächsten Jahr beantwortet. Danke, sowas nenne ich moderne PR).

Nun denn, los ging es mit einer sehr unterhaltsamen Keynote von Don Tapscott zu den (bekannten?) Veränderungen und Herausforderungen unserer Zeit. Er startete mit einer eher düsteren Bilanz über den aktuellen Status von Finanzsystem, Medien, Bildung, Gesundheit, Industrie etc. und zeigte dazu die bereits erfolgten bzw. kurz bevorstehenden Umwälzungen auf, insbesondere den Zusammenbruch „bewährter“ Prozesse und Geschäftsmodelle. Die Ursache und damit auch die Chancen sieht er in vier wesentlichen Treibern

Wenn technische Hürden zum Umdenken zwingen: Eine Enterprise 2.0 Mini-Fallstudie

Auf Einladung von Björn Negelmann durfte ich gestern Abend mit Dion Hinchcliffe im kleinen Kreis bei einem leckeren Augustiner Bier über aktuelle Entwicklungen und Trends im E2.0 diskutieren.

Besonders im Gedächtnis geblieben ist mir dabei folgende E2.0 Mini-Fallstudie. Dion Hinchcliffe berichtete von einer Firma, in der über Jahre regelmäßig eine Excel Tabelle per Email Attachment im Kreis herumgeschickt wurde, damit jeder seine aktuellen Zahlen eintragen konnte. Eines Tages jedoch sprengte das Dokument die interne Mailgrenze von 15MB und der Server verweigerte die Weiterleitung. Nach einer Weile Ratlosigkeit entschied man sich schließlich, die Tabelle zentral auf einem Server mit Versionsverwaltung abzulegen. Und siehe da, wie durch ein Wunder klappte es trotzdem und sogar noch viel besser. Jeder hatte immer einen aktuellen Blick auf das Dokument, die „Eintragungsrunde“ verlief deutlich zügiger und alle Änderungen waren jederzeit nachvollziehbar. Der Chef hatte jederzeit einen aktuellen Status und musste nicht seine Sekretärin bitte, nachzufragen, bei wem die Tabelle gerade „hängt“.

Keiner behauptet, dass durch diesen, vielleicht rückblickend selbstverständlichen Schritt die Firma mit einem Schlag zur „Enterprise 2.0″ wurde. Aber manchmal sind es eben die kleinen, ach so „bewährten“ Prozesse, die einer kritischen Prüfung unterziehen werden sollten — am besten bevor der Server den Hinweis dazu gibt. Manchmal frage ich mich eh, ob wir nicht firmenintern die Attachment Größe auf 0kb setzten sollten, aber vielleicht würden dann einige Leute anfangen, USB-Sticks per Hauspost zu versenden

Interessant war zudem zu hören, dass in Amerika die Nutzung von webbasierten Officeanwendungen, wie z.B. Google Docs, auch im Businessalltag weit verbreitet ist. Irgendwie scheint mir, dass wir da in Deutschland noch ein wenig Überzeugungsarbeit leisten müssen. Dion Hinchcliffe spricht heute dazu auf einer Fachkonferenz des Münchner Kreis im Rahmen der Discuss & Discover.

Barcamp München: Ein Erfahrungsbericht

Am vergangenen Wochenende habe ich mein erstes BarCamp besucht, das praktischerweise fast unmittelbar vor meiner Haustür stattgefunden hat. Doch was ist ein Barcamp? Da ich diese Frage bis vor kurzem auch noch nicht wirklich beantworten konnte, hier eine kurze persönliche Erklärung: Ähnlich einer Konferenz treffen sich eine Menge an Leuten, in diesem Fall ca. 200, um sich gemeinsam über Themen auszutauschen und Kontakte zu knüpfen. Auch wenn ein Großteil der Organisation mit modernen Tools wie Wikis und Community-Software abgewickelt wird, entsteht das eigentliche Programm ohne jede technische Hilfe am Morgen eines jeden Tages dynamisch aus der Gruppe. Teilnehmer schlagen freiwillig vor dem Plenum sogenannte Sessions zu Themen vor, die sie selbst vorstellen möchten oder einfach nur gerne mit andern diskutieren wollen. Finden sich spontan eine hinreichende Anzahl an Interessierten, wir die Session in einem vorgegebenen Zeitraster eingeplant. Barcamps leben also vom Mitmachen, sei es als Sesisonleiter oder auch nur durch Beiträge in einer Diskussion. Vermutlich begründet durch die Historie (vgl. Wikipedia) drehen sich die meisten Sessions um Internet-Themen, angefangen von der Technologie bis zu Geschäftsmodellen und Marketing. Die Gruppe ist bunt gemischt und reicht von ganz normalen Computerfreaks über Vertreter der modernen Medienwelt bis hin zur Digitalen Bohème. Angenehm ist der gemeinschaftliche Umgang unabhängig von Alter, Position oder sonstigem Status.

Essentielle Voraussetzung für ein Barcamp ist daher neben Verpflegung und Räumlichkeiten ein leistungsstarkes WLAN, da fast jeder irgendeine Art netzfähiges Device, sei es iPhone oder Netbook (i.d.R. beides), mit sich führt. In Zeiten von Twitter findet die Konferenz damit auch auf zwei Ebenen statt, einmal im „Real Life“, aber eben auch im Netz, indem Tweets in „real-time“ unter einem gemeinsamen Hashtag abgesetzt und natürlich auch gelesen werden. So saß ich in meiner ersten Session, in der zuerst ein Youtube-Video gezeigt wurde, dass auch ich schon kannte und las in Twitter: „Keiner schaut das Video, weil es alle schon kennen“. Natürlich hätte man das auch laut sagen können, aber es gab natürlich auch andere Tweets und so war man trotz Parallelität und dem damit einhergehenden Entscheidungszwang immer ein bisschen auch woanders dabei, ein wenig „Common Awareness“ also, und einfache Anknüpfungspunkte für Smalltalk. Multitaskingfähigkeit ja oder nein, die Aufmerksamkeitsökonomie ist eine wichtige Kunst bei einem Barcamp.
Nun, was gab es konkret? Gehört und mich beteiligt habe ich mich in Sessions zu Twitter von und für Unternehmen, Musik im Netz und einem Erfahrungsaustausch zu Enterprise 2.0 mit einigen professionellen E2.0-Consultants. Interessanterweise deckten sich hier die Ansichten sehr stark mit meinen eigenen Erfahrungen. E2.0 ist ein komplexes Thema und die Zahlungsbereitschaft der Nutzer ist (noch) eher gering.
Gerüchteweise ist der Sonntag (trotz Party am Abend) immer der qualitativ bessere, was sich auch in meinem Eindruck bestätigt hat. Hier hatte ich mich für eine sehr interessante Session zu Scrum mit vielen persönlichen Erfahrungen entschieden und gefolgt von einer Blog-Analyse von Profi-Bloggern und abschließend einer „Use your Brain“-Session mit hilfreichen Gedächtnistipps. Alles sehr interessant und interaktiv in angenehmer Atmosphäre.
Bei der finalen Feedback-Runde ging es dann wieder um das leidige Thema der „NoShows“. Von ca. 340 Angemeldeten sind schließlich nur 200 erschienen. Leider fand der m.E. praktikabelste Vorschlag zur Aufforderung einer Bestätigungsmail ca. 1 Woche vor Beginn keine größere Zustimmung. Nun denn, auch mit 200 Leuten war es sehr interessant und das übrige Essen ist wohl noch bei der Münchner Tafel gut verwertet worden. Danke auch nochmal an dieser Stelle an das Orga-Team, bis auf Kleinigkeiten hat alles super geklappt.

Enterprise 2.0 kompakt – Veränderung und Mehrwert

Dieser Beitrag gibt in einen kompakten Überblick über die meines Erachtens wichtigsten Aspekte zu Enterprise 2.0. Die Inhalte entstammen im Wesentlichen den u.a. Quellen kombiniert mit meinen persönlichen Überlegungen und Erfahrungen. Aufgrund des Umfangs und der angestrebten Weiterentwicklung wird der Text als eigene Seite auf diesem Blog geführt.

Der Begriff Enterprise 2.0 beschreibt gemeinhin (und im Sinne dieses Artikels) die geschäftsförderliche Nutzung von Social Software innerhalb eines Unternehmens zur Verbesserung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs. Social Software setzt auf eine breite Nutzerbeteiligung und deren Interaktion untereinander, daher der Name. Klassische Vertreter von Social Software sind Wikis, Blogs, Microblogs, Soziale Tagsysteme und Soziale Netzwerk Dienste. Im Gegensatz zu den traditionell genutzten elektronischen Medien ermöglichen sie einen Paradigmenwechsel in der Informationsverteilung, der auch für ein Unternehmen neue Möglichkeiten in der Erbringung der Wertschöpfung bietet.

Was ist neu, was ist anders?

Mehr inhalts- statt personenorientierte Kommunikation: Ein Plädoyer für Blogs im Unternehmen

Kürzlich durfte ich mal wieder in 15min darlegen, warum Blogs auch im Unternehmensumfeld eine Überlegung wert sind. Die Zuhörer waren größtenteils keine Informatiker. Motiviert wurde das ganze durch den Klassiker „Verbesserung der internen Kommunikation“.

Fangen wir also an mit einer kleinen Bestandsaufnahme. Betrachtet man die aktuell primär praktizierten Wege der Kommunikation bzw.  internen Informationsverteilung, so lassen sich eine Reihe von Verbesserungspotentialen identifizieren:

1. Zu hohe Transaktionskosten für die Informationsverteilung

• Nutzer sind unsicher, „wo“ und „wie“ sie Informationen für andere bereitstellen
• Redaktionierte, häufig veraltete Informationen auf statischen Webseiten
• Divergenz von Fach- und Publikationskompetenz

2. Informationsverteilung primär personenorientiert, d.h. per Push (Email, Telefon)

• Sender wählen Empfänger aus bzw. müssen sie auswählen
• Man kann sich nicht „wehren“ und fühlt sich gestört bzw. „gespammt“

3. Verteilte und isolierte Informationsobjekte

• Vergraben in persönlicher Inbox
• Querbezüge bestehen nur im Kopf
• Limitierte Suche

4. Skepsis aufgrund Erfahrungen mit mangelhaften Lösungen

• Fehlende Integration „Nicht noch ein System!“
• Unklarer Nutzen bzw. nur Mehrarbeit
• Nutzt doch eh keiner, wie z.B. verwaiste Newsgroups

Natürlich gibt es dann immer noch die viel betonte „Kultur“, so in Richtung von „Need to know“ zu „Need to share“. Aber um diese zu ändern, sind erst einmal Angebote notwendig, Angebote, die durchdacht sind (vgl. Punkt 4 oben), die der Nutzer einfach in seinen Arbeitsprozess integrieren kann und die ihm einen spürbaren Mehrwert bieten. Ein mögliches Angebot bieten Blogs, wobei mindestens drei Punkte gleichzeitig umgesetzt werden sollten:

1. Schaffung einer unternehmensweiten Blogplattform
2. Werkzeuge zur individuellen Nachrichtenversorgung (z.B. RSS-Feedreader, Email-Benachrichtigung)
3. Integration von Feeds in bestehende, eher statische Intranetseiten

Welche Veränderung bzw. Verbesserung sind dadurch zu erwarten?

1. Senkung der Transaktionskosten für die Informationsverteilung

• Einfache Bedienbarkeit
• Informationen dort abgreifen, wo sie entsteht
• Informationen ohne konkrete Empfänger inhaltsorientiert bereitstellen, Senkung der Hemmungen
• Lebendige Plattformen

2. Mehr Wahlfreiheit auf der Empfängerseite (mehr Pull statt Push)

• Empfänger entscheiden „was, wie, wann“, Reduzierung der „Verteilermails“
• Automatisierungen anbieten (Email, RSS)
• Empfänger sind „aufnahmebereiter“ (Schauen nach, ob es was neues gibt)

3. Zentrale Ablage fördert die Vernetzung

• Direkte Vernetzung durch Hyperlinks
• Indirekte Vernetzung durch Tags
• Automatische Aggregationen, z.B. Tag Cloud

4. Einheitliche Dienste auf unternehmensweiter Plattform etablieren

• Konzentration auf Inhalte, Gewohnheit
• Steigerung der Auffindbarkeit
• Steigerung der „Awareness“ bzw. Serendipity

Plakativ lassen sich die zu erwartenden Vorteile wie folgt zusammenfassen: Blogs führen zu mehr Information und mehr Kommunikation. Die Plattform schafft Transparenz und mehr Übersicht, gleichzeitig aber auch einfachere Möglichkeiten, das „Mehr“ an Informationen empfängergerecht zu konsumieren (Stichwort: Filter on the way out, not in.). Mehr Transparenz im Unternehmen ist einerseits ein Vorteil, aber zugleich auch eine nicht zu unterschätzende kulturelle Herausfordung.

Mögliche Anwendungsfälle für Blogs im Unternehmen  sind beispielsweise ein Vorstandsblog, Arbeits- bzw. Interessengruppenblogs oder auch interne Projektblogs mit begrenztem Leserkreis.

Damit dies gelingt, sind eine Reihe von Anforderungen zu beachten:

• Jeder kann zu beliebigen Themen ein Blog starten.
• Beiträge können im Browser oder auch per Email erstellt werden
• Lese- und Schreibrechte können personenspezifisch vergeben werden. (Zur Steuerung über Tags siehe früheren Beitrag)
• Ein „Blogbrowser“ ermöglicht eine schnelle Übersicht.
• Beiträge werden von der Intranet-Suche erfasst.
• Empfänger können sich individuell gefilterte Feeds erstellen und sich per RSS oder auch per Email über Updates informieren lassen
• Nutzer können sich einfach ein individuelles Informationscockpit (wie z.B. Netvibes) zusammenstellen, idealerweise in Email-Client integriert
• Umgang mit Kommentaren kann blogspezifisch eingestellt werden (z.B. ja, nach Prüfung, nein).
• Beiträge können mit Tags (Schlagwörtern) versehen werden (hier zu klären: Organisation und Verwaltung der Tags)

Die Umsetzung erfolgt jedoch keinesfalls einfach über Nacht. Auch wenn Blogs aus Informatikersicht eigentlich ziemlich trivial sind, die erfolgreiche Anwendung ist es nicht. Trotz zahlreicher, sogar frei verfügbarer Open Source Lösungen erfordert die Einführung ein ganzheitliches, technisch wie organisatorisch wohlüberlegtes Konzept. Hier einige wesentliche Aspekte:

• Technische Möglichkeiten (insbesondere Integration in bestehende Landschaft) sondieren
• Umfrage nach Bedarf ist wenig zielführend, Web 2.0 muss man erleben
• Angebote schaffen und Gewohntes nicht beschneiden
• „Produkt-Champions“ identifizieren
• Pilotprojekte und Marketing starten
• Technische und organisatorische Hilfe anbieten
• Best Practices öffentlich dokumentieren (z.B. in einem Wiki)
• Leute an die Hand nehmen

Nicht selten ist es so, dass in einem Unternehmen bereits einige „blog-ähnliche“ Insellösungen bestehen, die mangels besserer technischer Alternativen (und Enthusiasten) eben so betrieben werden, sei es in statischem HTML oder dass ein Wiki „vergewaltigt“ wird. Diese Inseln bieten ideale Kandidaten für vorzeigbare Pilotprojekt, die dann hoffentlich bald zur Nachahmung einladen.