Mehr inhalts- statt personenorientierte Kommunikation: Ein Plädoyer für Blogs im Unternehmen

Kürzlich durfte ich mal wieder in 15min darlegen, warum Blogs auch im Unternehmensumfeld eine Überlegung wert sind. Die Zuhörer waren größtenteils keine Informatiker. Motiviert wurde das ganze durch den Klassiker „Verbesserung der internen Kommunikation“.

Fangen wir also an mit einer kleinen Bestandsaufnahme. Betrachtet man die aktuell primär praktizierten Wege der Kommunikation bzw.  internen Informationsverteilung, so lassen sich eine Reihe von Verbesserungspotentialen identifizieren:

1. Zu hohe Transaktionskosten für die Informationsverteilung

• Nutzer sind unsicher, „wo“ und „wie“ sie Informationen für andere bereitstellen
• Redaktionierte, häufig veraltete Informationen auf statischen Webseiten
• Divergenz von Fach- und Publikationskompetenz

2. Informationsverteilung primär personenorientiert, d.h. per Push (Email, Telefon)

• Sender wählen Empfänger aus bzw. müssen sie auswählen
• Man kann sich nicht „wehren“ und fühlt sich gestört bzw. „gespammt“

3. Verteilte und isolierte Informationsobjekte

• Vergraben in persönlicher Inbox
• Querbezüge bestehen nur im Kopf
• Limitierte Suche

4. Skepsis aufgrund Erfahrungen mit mangelhaften Lösungen

• Fehlende Integration „Nicht noch ein System!“
• Unklarer Nutzen bzw. nur Mehrarbeit
• Nutzt doch eh keiner, wie z.B. verwaiste Newsgroups

Natürlich gibt es dann immer noch die viel betonte „Kultur“, so in Richtung von „Need to know“ zu „Need to share“. Aber um diese zu ändern, sind erst einmal Angebote notwendig, Angebote, die durchdacht sind (vgl. Punkt 4 oben), die der Nutzer einfach in seinen Arbeitsprozess integrieren kann und die ihm einen spürbaren Mehrwert bieten. Ein mögliches Angebot bieten Blogs, wobei mindestens drei Punkte gleichzeitig umgesetzt werden sollten:

1. Schaffung einer unternehmensweiten Blogplattform
2. Werkzeuge zur individuellen Nachrichtenversorgung (z.B. RSS-Feedreader, Email-Benachrichtigung)
3. Integration von Feeds in bestehende, eher statische Intranetseiten

Welche Veränderung bzw. Verbesserung sind dadurch zu erwarten?

1. Senkung der Transaktionskosten für die Informationsverteilung

• Einfache Bedienbarkeit
• Informationen dort abgreifen, wo sie entsteht
• Informationen ohne konkrete Empfänger inhaltsorientiert bereitstellen, Senkung der Hemmungen
• Lebendige Plattformen

2. Mehr Wahlfreiheit auf der Empfängerseite (mehr Pull statt Push)

• Empfänger entscheiden „was, wie, wann“, Reduzierung der „Verteilermails“
• Automatisierungen anbieten (Email, RSS)
• Empfänger sind „aufnahmebereiter“ (Schauen nach, ob es was neues gibt)

3. Zentrale Ablage fördert die Vernetzung

• Direkte Vernetzung durch Hyperlinks
• Indirekte Vernetzung durch Tags
• Automatische Aggregationen, z.B. Tag Cloud

4. Einheitliche Dienste auf unternehmensweiter Plattform etablieren

• Konzentration auf Inhalte, Gewohnheit
• Steigerung der Auffindbarkeit
• Steigerung der „Awareness“ bzw. Serendipity

Plakativ lassen sich die zu erwartenden Vorteile wie folgt zusammenfassen: Blogs führen zu mehr Information und mehr Kommunikation. Die Plattform schafft Transparenz und mehr Übersicht, gleichzeitig aber auch einfachere Möglichkeiten, das „Mehr“ an Informationen empfängergerecht zu konsumieren (Stichwort: Filter on the way out, not in.). Mehr Transparenz im Unternehmen ist einerseits ein Vorteil, aber zugleich auch eine nicht zu unterschätzende kulturelle Herausfordung.

Mögliche Anwendungsfälle für Blogs im Unternehmen  sind beispielsweise ein Vorstandsblog, Arbeits- bzw. Interessengruppenblogs oder auch interne Projektblogs mit begrenztem Leserkreis.

Damit dies gelingt, sind eine Reihe von Anforderungen zu beachten:

• Jeder kann zu beliebigen Themen ein Blog starten.
• Beiträge können im Browser oder auch per Email erstellt werden
• Lese- und Schreibrechte können personenspezifisch vergeben werden. (Zur Steuerung über Tags siehe früheren Beitrag)
• Ein „Blogbrowser“ ermöglicht eine schnelle Übersicht.
• Beiträge werden von der Intranet-Suche erfasst.
• Empfänger können sich individuell gefilterte Feeds erstellen und sich per RSS oder auch per Email über Updates informieren lassen
• Nutzer können sich einfach ein individuelles Informationscockpit (wie z.B. Netvibes) zusammenstellen, idealerweise in Email-Client integriert
• Umgang mit Kommentaren kann blogspezifisch eingestellt werden (z.B. ja, nach Prüfung, nein).
• Beiträge können mit Tags (Schlagwörtern) versehen werden (hier zu klären: Organisation und Verwaltung der Tags)

Die Umsetzung erfolgt jedoch keinesfalls einfach über Nacht. Auch wenn Blogs aus Informatikersicht eigentlich ziemlich trivial sind, die erfolgreiche Anwendung ist es nicht. Trotz zahlreicher, sogar frei verfügbarer Open Source Lösungen erfordert die Einführung ein ganzheitliches, technisch wie organisatorisch wohlüberlegtes Konzept. Hier einige wesentliche Aspekte:

• Technische Möglichkeiten (insbesondere Integration in bestehende Landschaft) sondieren
• Umfrage nach Bedarf ist wenig zielführend, Web 2.0 muss man erleben
• Angebote schaffen und Gewohntes nicht beschneiden
• „Produkt-Champions“ identifizieren
• Pilotprojekte und Marketing starten
• Technische und organisatorische Hilfe anbieten
• Best Practices öffentlich dokumentieren (z.B. in einem Wiki)
• Leute an die Hand nehmen

Nicht selten ist es so, dass in einem Unternehmen bereits einige „blog-ähnliche“ Insellösungen bestehen, die mangels besserer technischer Alternativen (und Enthusiasten) eben so betrieben werden, sei es in statischem HTML oder dass ein Wiki „vergewaltigt“ wird. Diese Inseln bieten ideale Kandidaten für vorzeigbare Pilotprojekt, die dann hoffentlich bald zur Nachahmung einladen.

Fehlerhafte Listendarstellung im WordPress??

Dies ist eigentlich kein Inhaltsbeitrag, sondern nur die Veröffentlichung eines Problems, dass ich mit der Listen-Darstellung in meinem Blog habe. Wenn jemand hier was weiss, freue ich mich über einen Kommentar.

So sieht das HTML ( < statt [ ) aus:

[ol>
[li>Ebene 1
[ul>
[li>Ebene 2[/li>
[li>Ebene 2[/li>
[/ul>
[/li>
[li>Ebene 1[/li>
[/ol>

Und so die Darstellung im Browser

1. Ebene 1
   • Ebene 2
   • Ebene 2
2. Ebene 1

Gerne würde ich die Zahlen auf der zweiten Ebene entfernen….

Nützliches: Mailinator und PureText

Wie bereits berichtet gibt es zur Umgehung des Double-Opt-In Verfahrens die Temporary-Inbox im Firefox. Noch einfacher geht es allerdings mit mailinator.com. Hier lässt sich für jede beliebige Emailadresse „@mailinator.com“ Mail empfangen – ohne Anmeldung, ganz einfach und sofort bei „Check your inbox!“. Als Zusatzfeature generiert mailinator immer noch eine zweite alternative Emailadresse. Die dorthin verschickten Mails landen auch bei der ersten Adresse, ohne aber dass der Sender direkt die Inbox abrufen kann.

In Zeiten des Copy & Paste sind insbesondere in den Office-Anwendungen die häufig unfreiwillig „mit-kopierten“ Formatierungen eher lästig. Anstatt die Runde über den guten alten Plain-Text-Editor zu drehen, bietet PureText eine zusätzliche Tastenkombination, bei der nur der reine Text eingefügt wird. PureText ist Freeware und gezippt ganze 13kb groß.

Ideen für eine tag-gesteuerte Bloginfrastruktur im Unternehmen

Neben Wikis erfreuen sich auch Blogs zunehmender Beliebtheit bei der internen Kommunikation in einem Unternehmen. Beispiele sind der interne Newsticker, Berichte und Gedanken des Vorstandes zur allgemeinen Geschäftsentwicklung, aber auch interne Projektblogs, zur Informationsverteilung und Kommunikation in einem Team. Letztere lösen zunehmend die klassischen „Verteiler-Emails“ ab und bieten zudem den Vorteil, dass die Informationen an zentraler Stelle gehalten werden und damit auch für neue Teammitglieder unmittelbar zugänglich sind.

In diesem Beitrag möchte ich über einige konzeptionelle Überlegungen zur Gestaltung einer Bloginfrastruktur in einem Unternehmen berichten. Oberstes Ziel ist zum einen eine einfache Bedienbarkeit, die es den Mitarbeitern erlaubt, sich voll auf ihre Inhalte zu konzentrieren, und sie von allen technischen Details als auch Fragen nach der „richtigen Ablage“ fernhält. Blogbeiträge zu schreiben darf nicht schwerer sein, als eine Email zu verfassen. Darüber hinaus soll die Plattform maximale Flexibilität für eine Vielzahl von Anwendungsfällen bieten, d.h. flexible und individuelle Filtermöglichkeiten über alle Blogs im Unternehmen, aber auch die situationsgerechte Gestaltung von Lese- und Schreibrechten.

Gemäß dem Motto „One more level of abstraction solves every problem in computer science“ liegt meines Erachtens ein überlegenswerter Ansatz in der Steuerung aller Blogbeiträge über ein zentrales System von Tags. Jeder Mitarbeiter hat genau einen persönlichen Blog und nur dort darf er Beiträge schreiben. Zur Strukturierung bzw. Kanalisierung versieht er jeden Beitrag mit einer Auswahl von Tags (mit entsprechender Eingabeunterstützung).

Jeder Tag hat einen eindeutigen Besitzer, von dem der Tag einst angelegt wurde. Dieser Besitzer kann individuelle (bzw. rollenbasierte) Lese- und Schreibrechte zu diesem Tag vergeben, d.h. nicht jeder darf zu jedem Tag schreiben bzw. lesen. Beispielweise bloggt der Vorstand unter dem Tag Vorstand (o.ä.), unter dem nur seine Angehörigen schreiben dürfen, aber alle Mitarbeiter lesen dürfen. Möchte ein Projektleiter einen internen Projektblog nutzen, legt er ein Tag Projekt4711 an und vergibt seinen Teammitgliedern entsprechende Lese- und Schreibrechte. Darüber hinaus gibt es selbstverständlich ein Menge von freien Tags, die jeder verwenden darf und die zur flexiblen Strukturierung, z.B. thematisch, dienen.

Gemäß dem Motto „Filter on the way out, not in“ können sich die Nutzer so an Hand eines booleschen Tagausdrucks individuelle Informationsströme zusammenstellen und z.B. per RSS über ihren Feedreader abonnieren. Ein Tagbrowser oder auch eine (individuell konfigurierbare) Tagcloud geben eine Übersicht über aktuelle Inhalte. Diese fördert die Awareness über aktuelle Themen im Unternehmen und damit möglicherweise auch die Vernetzung zwischen Projekten bzw. deren Mitarbeitern. Bei jeder Abfrage überwacht die Bloginfrastruktur, ob zu allen Tags auch die entsprechende Leseberechtigung besteht. Tags ohne Berechtigung tauchen dann auch im Tagbrowser nicht auf (wobei hier auch eine „auf Rückfrage“-Option denkbar ist).

Auch wenn jeder selbst direkt neue Tags anlegen darf und nur bei Namensgleicheit eine entsprechende Warnung erscheint, wird man vermutlich eine Art „Tag-Gärtner“ benötigen, der über das Wachsen und Gedeihen der Tag-Population wacht. Seine Aufgabe umfasst dabei auch die Herstellung von Relationen zwischen den Tags, z.B. horizontal (Synonyme) oder auch vertikal (Hierarchie, Verallgemeinerungen).

Aktuell sind mir leider keine am Markt verfügbaren Lösungen bekannt, die diesen tag-gesteuerten Ansatz „out-of-the-box“ unterstützen. Sollte hier jemand etwas wissen, freue ich mich über einen entsprechenden Hinweis wie natürlich auch über allgemeines Feedback.

Hardwareupdate für den Ottonormal-Anwender: Netbook + Tastatur + Monitor

Irgendwie war mein Acer Travelmate 660 nach nun über 5,5 Jahren treuen Diensten und diversen Reisen doch so langsam in die Jahre gekommen. Auch wenn ich in dieser Zeit lediglich einmal die Festplatte austauschen musste, schafft der Akku mittlerweile kaum mehr 20 Minuten und auch das Mikrofon sowie der externe Monitoranschluss haben schon seit einiger Zeit ihren Geist aufgegeben. Rückblickend muss ich sagen, dass es sich damals (2003) durchaus gelohnt hat, etwas tiefer in die Tasche zu greifen (ca. 1400 Euro) und dafür neben einer akzeptablen Auflösung von 1400*1050 vor allem gute Verarbeitung und Langlebigkeit erstanden zu haben.

Doch was nun? Nachdem ich kurzzeitig mit einem Apple geliebäugelt hatte, habe ich mich schließlich aus Kompatibilitäts- und natürlich auch Preisgründen für eine „Netbook + externe Tastatur + Monitor“-Lösung für weniger als 600 Euro entschieden. Auch wenn das TouchNote von Gigabyte ja schon irgendwie cool ist, konnte ich den Business-Case für mich nicht wirklich erkennen. So fiel die Wahl schließlich auf den Acer Aspire One 531, der neben der üblichen Netbook-Austattung vor allem ein Multitouch-Touchpad und ein schlankes Design bietet. Im Homeoffice läuft mit einer Auflösung von 1920*1080 alles super und unterwegs bieten die Größe und fast 7 Stunden Akkulaufzeit doch erheblich mehr Flexibilität.

Meiner Meinung nach haben wir spätestens jetzt, wenn nicht eigentlich schon vor mehreren Jahren, einen Stand der Technik erreicht, bei dem selbst die einfachste Hardwareausstattung ausreicht, um die Bedürfnisse eines primär Web 2.0-Teilnehmers, Emailschreibers und Officeanwenders zu befriedigen. So konnte mich der freundliche Verkäufer auch nicht schocken, als er mir zu Bedenken gab, dass ich mit dem Netbook ja eigentlich “einen Computer mit der Performance von vor 4 Jahren kaufe”. Nun denn, somit habe ich mit meiner persönlichen Hardwareerneuerung immerhin 2 Jahre gutgemacht und kann noch besser an der „Generation Upload“ teilnehmen