Basisdienste für eine Plattform zur effektiven Zusammenarbeit

Schon in den frühen Anfängen des IT-unterstützten Wissensmanagements wurde immer wieder gerne betont, dass die wahre Herausforderung für die effektive praktische Anwendung nicht in der Technologie liegt, sondern vielmehr die Organisation und die Nutzer entsprechend angepasst werden müssen – oder diese eben einfach „noch nicht so weit sind“. Rückblickend lässt sich jedoch feststellen, dass erst die breite Verfügbarkeit neuer technischer Tools des Web 2.0 a la Wiki & Co einer schon beinahe totgeglaubten Versprechung neuen Aufwind beschert hat. Doch auch heute gibt es meines Erachtens noch so einige Lücken des technisch Möglichen zu schließen, um das volle Potential nutzen zu können.

Auf der Suche nach der „idealen“ IT-Plattform für eine möglichst effektive und effiziente Unterstützung der Zusammenarbeit eines ca. 20-köpfigen interdisziplinären Teams musste ich feststellen, dass keine der mir bekannten Lösungen alle meine fachlichen Anforderungen technisch unterstützen kann. Wesentliche Kriterien und gleichzeitig Schwachpunkte existierender Systeme sind meines Erachtens dabei insbesondere:

• Eine Vielzahl der Dokumente werden auf „klassische“ Weise (i.d.R. mit MS-Office) zunächst lokal durch die Teammitglieder erstellt und dann ausgetauscht, d.h. hier spielt auch Offlinefähigkeit, ein „explorer-like“ Zugriff und Versionierung eine Rolle. Die Herausforderung liegt in der Schaffung einer(!) gemeinsamen Dateiablage, die direkt in die Plattform integriert ist und eine einfache Verknüpfung (z.B. zu einer Wikiseite) über Verweise bzw. ein(!) zentrales Tagging-System erlaubt.
• Kein Nutzer will sich durch neue Nutzungsregeln einengen lassen bzw. auf (für ihn) „bewährte Verfahren“ des Informationsaustausches wie Email und Filesystem von jetzt auf dann verzichten müssen. Insbesondere in der Anfangsphase mit geringem Dokumentenaufkommen erschließen sich die Vorteile einer zentralen Plattform für die Nutzer häufig nicht. Die Plattform muss daher eine Vielzahl von Interaktionsmöglichkeiten (wie Web, Email, Explorer, RSS) unterstützen, so dass unterschiedliche Arbeitsweisen gleichermaßen unterstützt werden ohne den Prozess zu unterlaufen. Plakativ: Es sollte für den Nutzer keine einfache Möglichkeit geben, an der Plattform „vorbei zu arbeiten“.

Weitere Details für meines Erachtens essentielle Basisdienste für eine Plattform zur effektiven Zusammenarbeit habe ich auf einer Wiki-Seite der Forschungsgruppe Kooperationssysteme (CSCM) zusammengestellt. Eine mögliche Lösung liegt wohl derzeit eher in einer geeigneten Verknüpfung bereits existierender Systeme. Hier werde ich die nächsten Wochen mal ein bisschen experimentieren und dann ggf. an dieser Stelle berichten.